Klant betaalt je factuur niet? Zo pak je het als zzp’er stap voor stap aan

Hoe lang mag een klant over betalen doen?

Staat er geen betaaltermijn in je offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden? Dan moet een zakelijke klant in de regel binnen 30 dagen na ontvangst van je factuur betalen. Spreek je een termijn af, zet die dan ook op de factuur. Dat voorkomt discussie achteraf.

Stap 1: stuur een herinnering, geen dreigbrief

De meeste facturen blijven liggen door drukte, een verkeerd e-mailadres of een interne goedkeuringsronde. Een korte, neutrale herinnering een paar dagen na de vervaldatum lost dat vaak al op. Vraag er meteen bij of er iets niet in orde is met de factuur of het werk. Zo hoor je vroeg of er een inhoudelijk probleem speelt.

Stap 2: bel even

Een telefoontje werkt vaak beter dan de derde e-mail. Je hoort of de klant geldproblemen heeft, het niet eens is met het werk of het gewoon vergeten is. Maak na het gesprek een korte notitie en bevestig afspraken per e-mail.

Stap 3: stuur een aanmaning met een laatste termijn

Blijft betaling uit, stuur dan een schriftelijke aanmaning. Daarin staan:

• het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum;
• een concrete laatste termijn, bijvoorbeeld 14 dagen;
• wat er gebeurt als de klant niet betaalt: incassokosten, rente en een gerechtelijke procedure.

Is je klant een particulier, dan is dit de zogenoemde 14-dagenbrief. Die moet aan wettelijke eisen voldoen, anders mag je later geen incassokosten rekenen. Voor zakelijke klanten is zo’n brief niet verplicht, maar wel verstandig.

Stap 4: incassokosten en rente

Na het verstrijken van de laatste termijn mag je in de meeste gevallen incassokosten in rekening brengen. Voor particulieren geldt een wettelijke staffel: 15 procent over de eerste 2.500 euro, met een minimum van 40 euro, en daarna aflopende percentages. Bij zakelijke klanten geldt een minimum van 40 euro en kun je soms meer rekenen als dat in je voorwaarden staat.

Daarnaast heb je recht op rente. Bij zakelijke klanten is dat de wettelijke handelsrente, bij particulieren de (lagere) wettelijke rente. De percentages worden twee keer per jaar vastgesteld; kijk dus altijd naar het actuele tarief.

Stap 5: naar de kantonrechter

Betaalt de klant nog steeds niet en gaat het om een bedrag tot 25.000 euro? Dan is de kantonrechter bevoegd. Je hebt daar geen advocaat nodig. De procedure begint met een dagvaarding, die de deurwaarder aan je klant betekent. Je betaalt griffierecht; als je wint, wordt de klant meestal ook veroordeeld in de proceskosten.

Twijfel je of je vordering sterk genoeg is, bijvoorbeeld omdat de klant klaagt over het werk? Laat je onbetaalde factuur dan eerst beoordelen. Een procedure die je verliest, kost meer dan een factuur die je laat schieten.

Let op de verjaring

Een gewone vordering verjaart in de regel na vijf jaar. Verkoop je producten aan consumenten, dan is dat twee jaar. Een duidelijke schriftelijke aanmaning stuit de verjaring. Laat een openstaande factuur dus nooit jarenlang liggen zonder iets te doen.

Voorkomen is beter

• Leg afspraken over prijs, termijn en meerwerk vooraf schriftelijk vast.
• Werk met algemene voorwaarden voor zzp’ers en stuur die mee vóór de opdracht.
• Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling.
• Factureer direct na oplevering en houd je debiteuren wekelijks bij.

Wil je de volledige aanpak met voorbeeldbrieven en een rekenhulp voor rente en incassokosten? Die vind je in dit stappenplan voor als je opdrachtgever niet betaalt.

Over de auteur: Meester Daniel is jurist bij Roque Daniel en helpt particulieren, zzp’ers en mkb-bedrijven met juridische vragen, van onbetaalde facturen tot arbeidsconflicten.