Laatst bijgewerkt: 23 augustus 2023
Traditionele processen worden steeds vaker gedigitaliseerd en het inkoopproces is daarop geen uitzondering. Het proces dat begint bij de aankoop van goederen of diensten en eindigt bij de betaling aan de leverancier wordt het purchase-to-pay (P2P) proces genoemd, een onderdeel van het S&OP proces. De digitalisering van dit proces brengt tal van voordelen met zich mee, maar hoe werkt het precies en voor wie is het nuttig?
Het P2P-proces: een overzicht
Wat is purchase to pay? Purchase-to-pay is een reeks stappen die een bedrijf volgt vanaf het moment dat een behoefte aan goederen of diensten wordt vastgesteld tot de uiteindelijke betaling aan de leverancier. Dit proces kan variëren van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van verschillende factoren zoals bedrijfsgrootte, branche en interne beleidslijnen. Ondanks deze variaties, bevat het P2P-proces over het algemeen dezelfde basisstappen: het plaatsen van een inkooporder, de levering van goederen of diensten, en de betaling van de factuur.
Uitdagingen binnen het traditionele proces
Zonder de juiste beheertools kan het P2P-proces een bron van fouten en inefficiënties worden. Een verkeerd ingevoerd aantal op een inkooporder kan bijvoorbeeld vertragingen veroorzaken en de operationele efficiëntie belemmeren. Evenzo kan een fout op de factuur de betalingscyclus verlengen en de relatie met de leverancier onder druk zetten.
Daarnaast is er maverick buying, waarbij medewerkers aankopen doen buiten de vastgestelde contracten om. Dit kan leiden tot extra kosten en ondermijnt de inkoopstrategie van het bedrijf.
De rol van digitalisering in het P2P-proces
Digitalisering kan een antwoord bieden op de uitdagingen binnen het P2P-proces. Door gebruik te maken van e-procurement software, kan een bedrijf zijn inkoopproces automatiseren, van de plaatsing van een bestelling tot de betaling van de factuur.
Een dergelijk systeem kan de inkooporder controleren tegen de factuur en het ontvangstbewijs, waardoor de kans op fouten aanzienlijk vermindert. Als er geen discrepanties worden gevonden, kan de factuur automatisch worden verwerkt en betaald. Alleen als er een probleem wordt geïdentificeerd, is menselijke interventie nodig.
Voordelen van automatisering
De voordelen van de automatisering van het P2P-proces zijn veelvoudig. Het zorgt voor meer efficiëntie, snellere betalingen en grotere financiële transparantie. Het kan ook leiden tot een beter gebruik van middelen, aangezien personeel zich kan richten op strategischere taken in plaats van routinematige administratieve taken. Daarnaast kunnen bedrijven vaak profiteren van kortingen bij snelle betalingen, wat bekend staat als dynamic discounting.
Wie kan er baat hebben bij digitalisering?
Zowel kleine als grote bedrijven kunnen profiteren van de automatisering van hun P2P-processen. Organisaties met veel leveranciers en/of veel uitzonderingen kunnen met name aanzienlijke besparingen en efficiëntiewinst behalen.
Hoewel de implementatie van een geautomatiseerd P2P-proces een investering van tijd en middelen vereist, kunnen de voordelen op de lange termijn aanzienlijk zijn. Van verbeterde operationele efficiëntie tot betere relaties met leveranciers, de digitalisering van het P2P-proces kan een waardevolle stap zijn in de voortdurende evolutie van elk bedrijf.
